Alles fing damit an, dass das Unternehmen TQsoft gerne drei Prozessbausteine evaluieren wollte. Bei den Wunschbausteinen handelte es sich hier um „Definition of Done (DoD)“, „Definition of Ready (DoR)“ und „User Stories“. Zur Evaluation dieser drei Bausteine lud TQsoft den IESE-Mitarbeiter und Agil-Experte Philipp Diebold zu sich nach Bad Kreuznach ein. Da dieser jedoch zu früh zum vereinbarten Termin auftauchte, setzte er sich spontan in das Teammeeting des Unternehmens. Danach fragte er TQsoft Geschäftsführer und Initiator dieser Evaluierung Yves Rausch, wie oft dieses Meeting stattfinden würde. Die Antwort lautete: „Täglich!“ – was Philipp dazu veranlasste, seinem Gegenüber zu erklären, dass dieser eine Art Daily StandUp durchführe, also eine Scrum Praktik. Dies weckte das Interesse von Yves und er fragte: „Wie Scrum sind wir eigentlich?“

Um dies herauszufinden vereinbarten er und Philipp die Durchführung einer IST-Analyse. Nach dieser überlegte letzterer, was möglichen Lösungsvorschläge für die aufgedeckten Lücken seien bzw. wie sie diese Lücken schließen könnten. Eine Idee war die Erstellung und Einführung eines projektübergreifenden Kanban-Boards. Der Geschäftsführer von TQsoft zeigte sich begeistert und machte sich sofort daran, die Lösung in Angriff zu nehmen. Nach einiger Zeit ging er auf Philipp zu und präsentierte sein Ergebnis: Ein Taskboard für jeden einzelnen Mitarbeiter. Dies entsprach jedoch nicht der Idee des Agilen Experten. Also setzten sich die beiden zusammen und kamen nach einem zweistündigen Meeting auf einen Nenner. Yves war nicht darauf aus, ein Kanban-Board zu erstellen, sondern ein Task-Tracking-Mechanismus zu bauen, den er benötigt, um das Board mit Real-Life-Daten zu füllen. Die Tool- und Datenbasis stand nun bereit, um darauf aufbauend das anvisierte Kanban-Board zu erarbeiten. Kurze Zeit später zeichneten die beiden in einem Workshop dieses an ein Whiteboard – und zwar auf Basis des geänderten Entwicklungsprozesses, der durch Umstrukturierung und Eindampfung der einzelnen Entwicklungsphasen modifiziert wurde. Dabei wurde herausgearbeitet, welche Phasen (Spalten) das Kanban-Board eigentlich hat. Um für das Kanban-Board auch Nutzerfeedback einzuholen und die Nutzer früh einzubinden, holten Yves und Philipp zwei TQsoft-Entwickler dazu und fragten sie, was sie von der TQsoft-Vision des Kanban-Boards hielten.

Jetzt lässt das Unternehmen das Kanban-Board für jeden interaktiv auf dem Desktop und auf einem hängenden Screen laufen, sodass jeder, der die Räumlichkeiten von TQsoft betritt, es sofort sieht – egal ob Kunde, Nutzer, Mitarbeiter oder Paketdienst. Zudem wird es bei jedem Daily StandUp geöffnet, zusammen mit der my-taskboard-app, was die zuletzt beendeten Tasks zeigt. Doch was hat das Unternehmen nun eigentlich konkret damit erreicht?

(1)    Durch ganze Initiative wurde ein Ensemble eingeführt, bestehend aus den Praktiken: Pull-Prinzip, Taskboard, restriktives Work-in-Progress (WiP), DoD, DoR, User Stories  

(2)    Zusätzlich wurde durch diese Bausteine bzw. das Ensemble, folgende drei ProKoB-Ziele adressiert:

Transparenz: Die Transparenz wurde enorm erhöht, da durch das Kanban-Board jeder Mitarbeiter all das sehen kann, was passiert. Durch die my-taskboard-app kann zudem jeder immer genau nachvollziehen (aber nicht ändern), was bei einem anderen Mitarbeiter auf dessen my-taskboard steht.

Demokratisierung: Durch das Pull-Prinzip wird festgelegt, dass Yves als Projektleiter oder Geschäftsführer nicht mehr die Tasks verteilt, sondern diese durch das Team verteilt oder selbst angeeignet werden.

Kommunikation: Den Mitarbeitern kann nicht mehr einfach etwas zugewiesen werden, sondern es muss mit ihnen gesprochen werden: „Es gibt die Task, die du am besten bearbeiten würdest, da…“